Lo scopo di un comunicato stampa è quello di trasferire al giornalista che lo riceve informazioni che interessano i lettori della testata per cui scrive.

Più il testo è in sintonia con ciò di cui ha bisogno, più è facile che venga compresa subito la notizia e che le informazioni vengano riprodotte come sono state proposte.
Inserire aggettivi, commenti, informazioni che realisticamente sappiamo non potranno essere pubblicate è inutile o addirittura dannoso.

Il comunicato deve contenere una o più notizie, verificabili, sostenibili attraverso la citazione di fonti interne o esterne; deve essere oggettivamente interessante e ragionevolmente utile per chi lo riceve.

La lunghezza deve essere consona all'importanza della notizia e alle informazioni di oggettivo interesse che possono essere veicolate. Inutile scrivere tre pagine se lo spazio che si potrà ottenere sarà al massimo di vento righe. In questo caso sarà il giornalista a scegliere le informazioni e potrebbe tagliare quelle che volevamo venissero pubblicate.

Le informazioni che danno valore aggiunto al comunicato devono essere tutte contenute nel testo. Le schede riassuntive, i crediti a pie' di pagina, devono avere solo lo scopo di riassumere e completare le informazioni, e tipicamente servono solo per target marginali di testate.

IL TITOLO

deve esprimere la notizia
può essere molto curioso o evocativo
non supera la lunghezza di una riga
non contiene articoli
comprende il nome dell’azienda

LE PRIME RIGHE O IL SOMMARIO

devono esplicative della notizia principale
non devono contenere incisi
i verbi devono evidenziare anticipazione della notizia o la sua contemporaneità
quando possibile, se la notizia è vecchia, evitare di collocarla temporalmente in modo preciso
devono invogliare alla lettura del testo
non devono superare le 3-4 righe
non devono dare per scontato la conoscenza dell'attività svolta dai protagonisti

IL TESTO

deve contenere periodi molto chiari, lineari, preferibilmente con la sequenza classica: soggetto, verbo, complemento;
il periodo deve essere breve, possibilmente non più di tre righe
sono da evitare incisi, frasi nelle frasi, specificazioni ridondanti
mai usare parole straniere se non indispensabili o prive di traduzione;
i dati indicati devono avere una forma univoca;
le informazioni recepite da terzi devono citare la fonte;
vanno evitati aggettivi qualificativi che non possono essere sostenuti in modo oggettivo;
evitare avverbi soprattutto all'inizio della frase;
le citazioni devono indicare chi parla prima del virgolettato o al massimo entro la prima riga;
mai usare le virgolette per motivare una parola che non è chiara o precisa.